KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN: KEPENTINGAN KEMAHIRAN INSANIAH (SOFT SKILLS) KEPADA SETIAUSAHA ALAF 21

PENGENALAN

Kemahiran insaniah adalah kemahiran generik yang disebut sebagai employability skills, soft skills dan demonstated skills. Menurut Mohd Salleh Etal (2010), kemahiran insaniah merupakan kemahiran yang perlu dimiliki oleh seseorang untuk berfungsi dengan berkesan semasa melakukan pekerjaan mengikut kemahiran khusus yang dimiliki. Megat Zakaria Aman Zahiri (2007) pula menyatakan kemahiran insaniah berkembang melalui proses semulajadi seperti tumbesaran, kematangan dan penuaan. Kemahiran insaniah juga merujuk kepada kemahiran atau sifat-sifat personal yang berkaitan dengan kemahiran sosial, emosi dan moral seseorang yang melibatkan aspek-aspek seperti komunikasi yang efektif, kepimpinan, kerjasama dalam kumpulan, etika dan kesedaran diri. Kemahiran insaniah memainkan peranan penting dalam menjadikan seseorang individu yang berdaya saing di dunia profesional dan sosial. Kemahiran generik ini juga merupakan platform terbaik untuk meningkatkan sahsiah diri bagi mengharungi kehidupan yang lebih teratur dan sempurna.

Menurut Kamus Dewan Edisi Keempat, setiausaha merupakan orang yang diambil bekerja untuk mengurus urusan surat-menyurat (menyimpan rekod, membuat kerja-kerja perkeranian dan sebagainya) untuk orang perseorangan atau untuk sesebuah pertubuhan. Setiausaha juga dapat didefinisikan sebagai individu yang membantu dalam pengurusan pejabat dalam pelbagai bidang dan pertubuhan.

Di Malaysia, khidmat setiausaha memainkan peranan yang besar. Di alam pekerjaan masa kini, setiap jabatan atau organisasi perlu mempunyai setiausaha. Oleh itu, banyak institusi pengajian yang menawarkan kursus dalam bidang kesetiausahaan. Kursus ini adalah bagi mewujudkan setiausaha yang kompeten dan mahir dengan fungsi-fungsi pentadbiran. Setiausaha yang ideal haruslah memahami asas prinsip-prinsip kesetiausahaan. Contoh prinsip seorang setiausaha seperti penampilan yang baik, kejelasan tugas, tanggungjawab, kefahaman peraturan dan dasar organisasi. Cabaran yang dihadapi oleh seorang setiausaha adalah mereka gagal untuk memahami prinsip menjadi seorang setiausaha dan tidak mempunyai ciri-ciri sebagai seorang setiausaha yang baik.

Oleh itu, kemahiran insaniah yang baik memainkan peranan yang besar dalam melahirkan setiausaha yang profesional. Penerapan dan pemantapan kemahiran insaniah penting kepada bakal setiausaha agar pentadbiran organisasi berjalan lancar dan menjaga nama baik organisasi.

ELEMEN-ELEMEN KEMAHIRAN INSANIAH YANG DIPERLUKAN OLEH SETIAUSAHA

Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) telah mewujudkan beberapa elemen kemahiran insaniah yang perlu diterapkan di peringkat Institusi Peringkat Tinggi bagi melahirkan individu yang mahir, kompeten dan berwibawa. Oleh itu, seorang setiausaha haruslah mempunyai kemahiran insaniah yang teguh. Antara elemen-elemen kemahiran insaniah yang diperlukan oleh seorang setiausaha adalah seperti berikut:

lKemahiran Berkomunikasi

Abdul Aziz Yusof (2003) menyatakan komunikasi melibatkan penyampaian idea dan perasaan kepada orang lain. Tanpa komunikasi, maklumat tidak disampaikan daripada satu pihak kepada satu pihak yang lain. Kemahiran komunikasi turut menekankan adab dan tatasusila semasa menggunakan alat komunikasi yang berasaskan teknologi seperti setiausaha membuat panggilan atau menerima panggilan telefon, adab memberi dan membalas mesej melalui sistem pesanan ringkas (sms), e-mail dan laman web sosial serta adab menulis surat. Selain itu, kemahiran berkomunikasi yang baik juga melibatkan kemampuan mendengar dengan teliti seperti setiausaha perlu dapat memahami petunjuk, keperluan, dan kehendak majikan dengan baik.

lKemahiran Kerja Berpasukan

Kerja berpasukan menyerlahkan potensi dan meningkatkan prestasi apabila tugasan yang melibatkan pelbagai kemahiran, pengalaman dan penilaian digabungkan. Kerja secara berpasukan membantu sesebuah organisasi memaksimumkan bakat, potensi dan kemahiran anggota-anggota kumpulan. Kemahiran kerja berpasukan melibatkan kemampuan untuk berinteraksi dan bekerjasama dengan anggota kumpulan yang lain. Setiausaha perlu dapat berkomunikasi dengan jelas, mendengar dengan teliti, dan bekerjasama dengan baik. Ini termasuk kemampuan untuk menyampaikan idea dan pendapat dengan sopan dan efektif, serta kemampuan untuk merangsang pemikiran kreatif dan menyelesaikan masalah secara bersama-sama. Selain itu, kemahiran kerja berpasukan juga melibatkan kemampuan untuk menghormati perbezaan dan menghargai sumbangan individu dalam pasukan. Setiausaha yang baik perlu mampu menghargai kepelbagaian perspektif, latar belakang, dan pengalaman yang dimiliki oleh anggota kumpulan. Hal ini memupuk budaya kerja yang baik di mana setiap anggota kumpulan merasakan bahawa sumbangannya dihargai dan diiktiraf.

lPemikiran Kritis dan Kemahiran Menyelesaikan Masalah

Seorang setiausaha akan berhadapan dengan pelbagai situasi yang memerlukan analisis, penilaian, dan penyelesaian masalah yang tepat. Oleh itu, memiliki kemahiran pemikiran kritis dan kemahiran menyelesaikan masalah yang baik adalah penting untuk menjalankan tugas dengan efektif. Pemikiran kritis melibatkan kemampuan untuk menilai, menganalisis, dan menafsirkan maklumat dengan kritis dan objektif. Setiausaha akan berurusan dengan sejumlah besar maklumat yang berbeza-beza dan kompleks. Kemahiran pemikiran kritis membolehkan setiausaha untuk mengenalpasti maklumat yang relevan, menilai kebolehpercayaan dan kebolehlaksanaan maklumat tersebut, dan membuat kesimpulan yang rasional dan berdasarkan bukti.

Selain itu, kemahiran menyelesaikan masalah melibatkan kemampuan untuk mengenal pasti masalah, menganalisis penyebabnya, dan mencari penyelesaian yang efektif. Setiausaha mungkin akan dihadapkan dengan masalah atau cabaran yang memerlukan pemikiran kreatif dan penyelesaian yang inovatif. Kemahiran menyelesaikan masalah membolehkan setiausaha untuk mengenalpasti masalah dengan tepat, mengumpulkan maklumat yang diperlukan, menganalisis situasi dengan bijaksana, dan mencari penyelesaian yang sesuai dan praktikal.

lKemahiran Kepimpinan

Kepimpinan merupakan kebolehan mendorong individu berusaha dengan penuh bersungguh-sungguh bagi mencapai matlamat yang telah dikenal pasti sehingga mencetus kuasa motivasi yang berada dalam diri individu dan membimbing mereka ke arah matlamat organisasi yang sebenar. Kepimpinan merupakan aspek penting dalam pengurusan yang menjadi penggerak bagi sesebuah organisasi. Kepimpinan juga adalah satu proses yang melibatkan semua pihak iaitu orang bawahan dan pemimpin yang mempunyai hubungan atau komunikasi dua hala antara orang yang memimpin dengan orang yang dipimpin. Seorang setiausaha yang mempunyai kemahiran kepimpinan yang baik perlulah mempengaruhi dan memotivasi orang lain untuk mencapai matlamat bersama. Sebagai contoh, setiausaha mengetuai projek atau menyelia pasukan untuk melaksanakan tugas tertentu dalam organisasi. Dalam hal ini, kemahiran kepimpinan yang efektif adalah penting untuk memimpin, menyelaraskan, dan menggerakkan orang lain dalam mencapai kejayaan. Selain itu, kemampuan untuk membuat keputusan yang tepat dan berani mengambil risiko juga merupakan ciri kepimpinan yang penting.

lEtika dan Moral Profesional

Etika dan moral adalah nilai dan norma yang menjadi pegangan seseorang atau sesuatu kelompok dalam mengatur tingkah laku. Seorang setiausaha akan berurusan dengan maklumat yang sensitif, mempunyai akses kepada rahsia korporat, dan berinteraksi dengan pelbagai pihak. Oleh itu, penting untuk mempunyai etika kerja yang tinggi dan mengamalkan prinsip moral yang betul. Etika dan moral profesional melibatkan pemahaman dan pengamalan prinsip-prinsip moral dan etika dalam setiap tindakan dan keputusan yang diambil sebagai setiausaha. Ini termasuk integriti, kejujuran, ketelusan, dan kepercayaan diri dalam melakukan tugas-tugas setiausaha. Setiausaha perlu menunjukkan integriti yang tinggi dengan berpegang kepada kod etika profesional dan menghormati prinsip-prinsip etika yang berkaitan dengan kerja setiausaha. Dengan etika dan moral profesional yang kuat, setiausaha dapat membangun hubungan yang baik dengan semua pihak yang berkaitan, memperoleh kepercayaan, dan menjalankan tugas dengan integriti dan kejujuran.

CADANGAN KEPADA PARA GRADUAN BIDANG SETIAUSAHA

Setiap graduan yang menceburi bidang setiausaha perlu dibekalkan dengan kemahiran insaniah yang lengkap. Sebelum melangkah ke alam pekerjaan, setiap graduan mestilah mempersiapkan diri dengan kemahiran insaniah melalui pengalaman di peringkat pengajian. Institusi pengajian memainkan peranan yang besar dalam melahirkan modal insan yang berkemahiran, berkebolehan dan berdaya saing.

Antara cadangan untuk para graduan dalam bidang setiausaha dibekalkan dengan kemahiran insaniah adalah aktiviti kokurikulum. Kokurikulum membantu memupuk kepentingan sahsiah dalam kalangan pelajar. Kegiatan kokurikulum yang dilakukan dalam persatuan yang diwujudkan di institusi dapat membuka mata dan memberi peluang kepada graduan untuk mengukuh, menambah dan mengamalkan kemahiran-kemahiran selain daripada teori. Kegiatan kokurikulum ini melibatkan aktiviti yang menggunakan kemahiran komunikasi, kepimpinan, kemahiran menyelesaian masalah dan penampilan profesionalisme seperti disiplin diri dan tingkah laku. Contoh aktivitinya adalah perkhemahan, aktiviti lasak dan pertandingan sukan. Dengan aktiviti ini, bukan sahaja ilmu dapat dikembangkan, kemahiran sahsiah turut diperlihatkan perkembangannya dalam diri peserta dimulakan dengan penyertaan pelajar dalam aktiviti yang dianjurkan itu. Oleh itu, ia merupakan tanggungjawab bagi setiap institusi pengajian untuk mewujudkan aktiviti kokurikulum dan menyarankan pelajarnya untuk menyertai aktiviti yang dianjurkan.

Selain itu, para graduan perlu menjalani latihan industri. Para graduan perlu mengambil peluang untuk menjalani latihan industri atau pengalaman kerja dalam industri mana-mana badan perniagaan atau korporat. Hal ini akan memberi peluang kepada para graduan untuk mengenali persekitaran sebenar semasa di pejabat dan memahami tanggungjawab serta cabaran sebagai seorang setiausaha. Para graduan juga akan belajar berkomunikasi dengan pelanggan, berinteraksi dengan rakan sekerja dan menguruskan tugas harian majikan. Latihan industri juga dapat memberi pendedahan secara langsung kepada para graduan berkaitan realiti industri dan dapat membantu para graduan untuk mengasah kemahiran yang diperlukan.

Seterusnya, disiplin juga penting bagi para graduan dalam pemantapan kemahiran insaniah. Disiplin diwujudkan sebagai satu latihan pemikiran kepada graduan agar dapat mengawal diri dan mempunyai tatatertib. Disiplin adalah satu peraturan yang ditetapkan untuk melatih seseorang bertingkah laku dengan baik dan sopan. Pihak institusi perlulah megambil berat berkaitan dengan kesan disiplin terhadap seseorang graduan. Kemahiran insaniah seperti etika profesional dapat diterapkan melalui disiplin. Hal ini kerana, disiplin dapat membantu graduan untuk mengamalkan nilai-nilai murni dan melahirkan keterampilan diri yang tinggi.

Di samping itu, para graduan perlulah belajar untuk menyelesaikan masalah kerana ia sangat penting dalam menjalankan tugas harian. Apabila menjadi seorang setiausaha kelak, para graduan akan menghadapi pelbagai masalah yang memerlukan penyelesaian yang cepat dan berkesan. Belajar menyelesaikan masalah dapat meningkatkan produktiviti para graduan kerana hal ini membantu para graduan untuk mengenal pasti dan mengatasi halangan yang mungkin menghalang keberkesanan dan kecekapan kerja. Oleh itu, para graduan dapat mengaplikasikan teknik dan strategi yang sesuai untuk meningkatkan produktiviti dan menjalankan tugas dengan lebih efisien. Belajar menyelesaikan masalah juga dapat meningkatkan kecekapan komunikasi para graduan. Hal ini kerana para graduan perlu menjelaskan masalah yang dihadapi dengan jelas, mendengar dengan teliti dan berinteraksi dengan baik. Oleh itu, para graduan dapat memahami masalah dengan lebih baik, memberikan maklum balas yang tepat dan berkomunikasi dengan efektif untuk mencapai penyelesaian yang diinginkan.

Kesimpulannya, kemahiran insaniah merupakan suatu kemahiran yang perlu dikuasai oleh graduan terutamanya untuk mencapai matlamat dan objektif pendidikan negara. Pengajaran yang berkesan merupakan teras kepada pembentukan modal insan dan kepentingan kemahiran insaniah adalah bermatlamat untuk melahirkan graduan yang memiliki sahsiah yang unggul dan menyeluruh. Kejayaan sesebuah organisasi pada masa akan datang akan dapat dicapai sekiranya pemimpin yang dibentuk pada hari ini benar-benar berkualiti dari pelbagai sudut.

(1587 Patah Perkataan)